自接到任务以后,法学分馆高度重视,专门为此召开了全馆会议部署工作。为保证《丛书》的顺利完成,分馆工作人员全体动员,分成小组,采取“分工负责,专人承包” 的工作体制,根据所领导的要求以及法学分馆的服务条件,制定了服务规范和工作内容。分馆工作人员据此分别与《丛书》作者联系沟通,确定了资料搜集目标、范围和方式,并制定了具体的检索方案。
本次任务的工作流程分为两个阶段:一是搜集2000年至今国内公开发表或出版的学术论文和专著,分别制作成《学术论文索引》和《学术专著索引》;二是根据作者要求,提供一定数量的PDF格式论文全文。一般而言,学科最新发展成果和方向之研究属于理论前沿范畴,对资料的要求比较高:既要求一定的时间跨度,以反映研究历史和现状;又要求全面性和代表性,以反映研究的热点和中心,并据此研求未来发展方向和趋势。因而,资料不仅要有较高学术水准,并且准确、全面。然而,此次数据收集来源——电子资源存在的种种问题为检索带来困难:一是数据源的缺乏,目前国内缺乏某一具体学科之专题数字资源,没有现成数据源可资利用,这就需要从多个数据源下载信息;二是现有数据库存在的诸多缺陷,如资源类型单一、分类不合理、收录内容缺乏连贯性和全面性、以及检索方式的不科学等问题。尽管如此,分馆工作人员克服任务要求难度大、时间紧、资源缺乏、检索设备落后等不利因素,在保证日常工作正常进行的前提下,充分发挥主观能动性,集思广益,积极配合,不断探索,逐渐摸索并不断完善检索技巧,提高工作效率。
根据学科的发展特点以及作者的要求,资料的检索方式包括按学科分类检索并按分类排列/按大纲要求逐章检索等。一个完整独立的数据信息的完成大致经过以下五个步骤:一是基础数据,选择一个主要信息源/检索方式/检索词下载数据,并进行格式调整;二是补充数据,通过其他不同数据源/检索方式/检索词对上述数据进行补充;三是对不同来源数据进行整合,不仅包括内容上的查重或剔除,格式的统一,还要对数据进行分类——按学科体系或参照《丛书》大纲或者按检索提纲;四是数据的排列,一般按学科体系、年代和篇名逐级分类排列,分为三个层级:第一层级为学科分类,第二层级为时间分类,即在第一层级之下按时间逐年分类排列,第三层级——篇名分类,即第二层级之下以篇名英文字母顺序排列;五是根据需要下载全文并对全文进行分门别类。
据不完全统计,截止6月底,全馆已经完成《丛书》的三分之二的工作量,提供图书目录和论文索引近20万条,超过1500万字。(蒋隽供稿)